Tugas kesekretarisan - Layout ruang perkantoran

Tugas kesekretarisan - skenario penerimaan tamu

SKENARIO MENERIMA TAMU

Pemeran :

1. Khafif Syaifuddin sebagai tamu dari Universitas Negeri Surabaya
2. Stevani Rozalin K sebagai resepsionis PT Jaya Sentosa
3. Wulansari sebagai penelepon dari PT Bintang Indah
4. Aisyatur Rahmah sebagai manajer pemasaran PT Jaya Sentosa

Bapak Khafif dari Universitas Negeri Surabaya bertamu ke PT. Jaya Sentosa. Pertama, beliau mendatangi resepsionis. Di tengah percakapan antara Bapak Khafif dengan resepsionis, ada telepon dari Ibu Wulan selaku kepala PT Bintang Indah Malang yang ingin mengajak kerjasama dengan PT Jaya Sentosa untuk melakukan survey di PT Jaya Sentosa karena perusahaannya akan membeli produknya.

.Setelah percakapan dengan Ibu Wulan selesai, resepsionis melanjutkan percakapannya dengan Bapak Khafif. Bapak Khafif menyampaikan kepada resepsionis bahwa beliau ingin bertemu dengan Kepala bagian pemasaran PT Jaya Sentosa dengan tujuan mengundang Kepala bagian pemasaran PT. Jaya Sentosa untuk menjadi pemateri dalam acara seminar tentang “Pemasaran Produk” di Universitas Negeri Surabaya.

Selanjutnya, resepsionis menghubungi Kepala bagian pemasaran melalui telepon. Dalam percakapan itu, kepala bagian pemasaran berkata bahwa beliau tidak dapat menemui Bapak Khhafif karena ada keperluan di Luar kantor.

Bapak Khafif datang ke PT Jaya Sentosa dan menemui resepsionis.

Tamu              : (Mengetuk pintu)

Resepsionis     : Silahkan masuk.

Tamu               : Selamat pagi. (sambil bersalaman)

Resepsionis      : Selamat pagi pak, silahkan duduk. Maaf dengan bapak siapa?

Tamu               : Terima kasih. Saya bapak Khafif dari Universitas Negeri Surabaya

Resepsionis      : Baik bapak Khafif, silahkan mengisi buku tamu terlebih dahulu.

Tamu                : Iya

Receptionist      : Kalau boleh tahu bapak ingin bertemu dengan siapa?

Tamu                 : Iya, saya ingin bertemu dengan kepala bagian pemasaran

Ada telepon masuk dari Ibu wulan dari PT Bintang Indah , lalu Receptionist menerima telepon tersebut

Resepsionis         : Maaf pak, saya terima telepon terlebih dahulu, mohon tunggu sebentar!

Tamu                  : Iya silahkan!

Resepsionis         : Selamat pagi.PT Jaya Sentosa, dengan Stevani disini. Ada yang bisa saya bantu?

Ibu Wulan           : Saya Ibu Wulan dari PT Bintang Indah. Saya ingin mengajak kerjasama dengan PT Jaya Sentosa untuk melakukan survey di PT Jaya Sentosa karena kami bermaksud untuk bekerja sama dalam pembelian produk.

Resepsionis     : Baiklah pesan ibu akan saya sampaikan kepada Kepala bagian pemasaran untuk ditindaklanjuti segera, kami akan menghubungi Ibu secepatnya. Bisa diinformasikan nomor Ibu yang bisa kami hubungi?

Ibu Wulan            : Oh iya, nanti anda bisa menghubungi kami di nomor 085731099103

Resepsionis          : Terima kasih ibu wulan. Apakah ada hal lain yang ingin disampaikan?

Ibu Wulan         : Saya kira cukup, besar harapan kami kepala bagian pemasaran untuk menerima kerja sama ini.

Resepsionis          : Baik Ibu, terima kasih atas informasinya.Selamat pagi

Ibu Wulan            : Iya terima kasih.Selamat pagi. (menutup telepon)

Resepsionis          : (Meletakkan gagang telepon)

Lalu Resepsionis melanjutkan percakapan dengan tamunya (Bapak Khafif):
Resepsionis          : Terima kasih pak sudah bersedia menunggu.

Tamu                   : Iya tidak apa-apa.

Resepsionis         : Sebelumnya ada keperluan apa Bapak ingin bertemu dengan kepala bagian pemasaran?

Tamu                  : Saya ingin mengundang Kepala Bagian pemasaran sebagai pemateri dalam acara Seminar Pendidikan tentang “Pemasaran Produk” yang akan dilaksanakan di Universitas Negeri Surabaya.

Receptionist         : Apakah sebelumnya Bapak sudah membuat janji dengan kepala bagian pemasaran?

Tamu                   : Kebetulan belum, karena acara ini baru dimusyawarahkan kemarin!

Receptionist         : Kalau begitu mohon Bapak tunggu sebentar, saya akan menghubungi
Kepala bagian pemasaran dulu.

Tamu                    : Iya silahkan!

Receptionist menelepon kepala bagian pemasaran

Receptionist                 : Selamat pagi bu. Ada tamu, beliau Bapak Khafif dari Universitas Negeri Surabaya ingin bertemu dengan Ibu. tetapi beliau belum ada janji dengan Ibu. Apakah Ibu ada waktu untuk menemui beliau?

Ibu Kabag pemasaran : Mohon maaf, tolong disampaikan kepada beliau, hari ini saya tidak dapat ditemui karena saya ada keperluan ke luar kantor.

Receptionist                 : baik bu. lalu kapan ibu dapat ditemui beliau?

Ibu Kabag pemasaran  : Saya dapat ditemui besok pagi sekitar pukul 09.00

Receptionist                 : Baik Bu nanti saya sampaikan ke bapak Khafif. terima kasih bu, selamat pagi.

Ibu Kabag pemasaran  : iya, selamat pagi.

Resepsionis menyampaikan pesan kepala bagian pemasaran (Aisyatur R) kepada tamunya(Bapak Khafif).

Receptionist                  : Terima kasih Pak sudah menunggu.

Tamu : Iya

Receptionist                : Maaf Pak, tadi Ibu Aisyatur R berpesan, beliau hari ini tidak dapat ditemui karena ada keperluan di luar kantor.

Tamu                          : Begitu ya? lalu kapan saya dapat bertemu dengan beliau?

Receptionist                 : Beliau bisa ditemui besok pagi sekitar pukul 09.00 Pak.

Tamu                         : oh… kalau begitu besok saja saya kembali lagi untuk bertemu dengan Ibu Aisyatur R.

Receptionist        : Baik Pak, nanti saya sampaikan kepada Ibu Aisyatur R(Kepala Bagian pemasaran).Apakah ada yang ingin disampaikan lagi?

Tamu                         : saya kira cukup. kalau begitu saya mohon pamit dulu.Terima kasih atas bantuannya.

Receptionist               : Iya sama-sama Pak.

Tamu                          : Selamat pagi! (sambil bersalaman)

Receptionist                : Selamat pagi.

Tamu keluar ruangan.


- Contoh form penerimaan tamu

Tugas kesekretarisan - skenario penerimaan telepon

SKENARIO TELEPON

JUDUL : KOMPLAIN TENTANG PEMESANAN BARANG

Pemeran:

1. Stevani Rozalin K sebagai sekretaris PT Jaya Sentosa
2. Dini Puspa Riawati sebagai penelepon dari CV Abadi Jaya

Kriiiiiiinngg….Kriiiiinngg…(Telepon berdering)

Sekretaris : Selamat Pagi. PT Jaya Sentosa. Ada yang bisa saya bantu?

Penelepon : Selamat pagi, saya ingin berbicara dengan ibu Aisyatur?

Sekretaris : Maaf, saat ini ibu Aisyatur sedang tidak ada di tempat. Kalau boleh tahu dengan siapa saya berbicara?

Penelepon : Saya Ibu Dini, manajer penjualan CV. Abadi Jaya. Saya ingin komplain tentang pesanan kami berupa AC merek Panasonic. Pesanan kami sudah 1 minggu lebih belum kami terima. Sedangkan kami memiliki pelanggan yang tidak mau menunggu lebih dari tanggal 4 November 2011. Apa yang harus saya katakan pada mereka?

Sekretaris : Baiklah ibu, saya sudah mencatat pesan ibu, akan saya sampaikan kepada ibu Aisyatur untuk menghubungi anda kembali, ibu Dini.

Penelepon : Saya harap masalah ini diselesaikan hari ini juga. Kapan ibu Aisyatur dapat menghubungi saya kembali?

Sekretaris : ibu Aisyatur akan kembali ke kantor 1 jam kemudian, jika anda berkenan bolehkah saya tahu tanggal berapa anda memesan AC merek Panasonic dan berapa banyak?

Penelepon : Tanggal 24 Oktober 2011 sebanyak 200 unit.

Sekretaris : 24 Oktober 2011, terima kasih ibu, akan saya sampaikan kepada ibu Aisyatur hari ini juga. Kalau boleh saya tahu, berapa no telp yang bisa kami hubungi kembali?

Penelepon : Telepon kantor di (031) 8954321 atau ke no HP saya di 085645237807

Sekretaris : Saya ulangi, (031) 8954321 atau ke no HP 085645237807

Penelepon : benar

Sekretaris : ada pesan lagi yang bisa saya sampaikan?

Penelepon : Cukup itu saja. Terima kasih

Sekretaris : Baiklah senang berbicara dengan ibu. Terima kasih. Selamat Pagi

Penelepon : Selamat Pagi ( menutup telepon )


-contoh form penerimaan telepon

Tugas3 humas.098554076.Laporan observasi smk 1 surabaya.kelas humas pagi

TUGAS MATA KULIAH HUMAS

ANALISIS DAN WAWANCARA KEGIATAN KEHUMASAN DAN KESEKRETARISAN DI SMK NEGERI 1 SURABAYA

DISUSUN OLEH :

DINI PUSPA RIAWATI (098554075)

STEVANI ROZALIN K (098554076)

KHAFIF SYAIFUDDIN (098554083)

WULANSARI (098554091)

AISYATUR RAHMAH (098554131)

UNIVERSITAS NEGERI SURABAYA

FAKULTAS EKONOMI

PENDIDIKAN ADMINISTRASI PERKANTORAN

2011

BAB 1

PENDAHULUAN

1. Latar belakang

Pengembangan pendidikan bukanlah pekerjaan sederhana, karena pengembangan tersebut memerlukan adanya perencanaan secara terpadu dan menyeluruh. Terkait dengan fungsi lembaga pendidikan sebagai salah satu tempat meningkatkan sosial budaya masyarakat, maka hubungan dengan masyarakat tidak dapat dipisahkan. Hubungan lembaga pendidikan sekolah dan masyarakat adalah bagian internal yang tidak dapat dipisahkan yaitu, mempunyai substansi sebagai sarana komunikasi two way trafficcomunication dan bersama-sama untuk bertanggung jawab kearah terciptanya tujuan pendidikan yang dicita-citakan bersama.

Salah satu manajemen yang penting di sekolah adalah manajemen hubungan masyarakat (humas), karena sekolah berada ditengah-tengah masyarakat dan selalu berhubungan dalam menjalin kerja sama yang pedagogis dan sosiologis yang menguntungkan kedua belah pihak. Hubungan masyarakat telah diformulasikan dengan cara yang berbeda-beda, bergantung pada lembaga atau organisasi yang membuat formulasi tersebut.

Makin majunya pemahaman masyarakat akan pentingnya pendidikan menjadikan kerja sama sekolah dengan masyarakat sebagai kebutuhan vital. Kerja sama t